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Ein Dienstwagen ist für viele Arbeitnehmer eine willkommene Unterstützung für die dienstliche Tätigkeit. Der Arbeitgeber kommt für die Kosten der Anschaffung, Versicherung und Reparaturen auf. Aus dieser Konstellation entsteht für den Arbeitnehmer ein Einkommensvorteil und privater Nutzen. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG ist der Fahrer verpflichtet, auf den geldwerten Vorteil Einkommensteuer zu zahlen. Für die Besteuerung stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: die 1-Prozent Regelung vs. Fahrtenbuch.
Die Ein-Prozent-Regelung:
Bei dieser Regelung handelt es sich um die pauschale Berechnung des persönlichen Nutzwertes. Nach dem Einkommensteuergesetz kann die private Nutzung eines PKW für jeden Monat mit einem Prozent des Bruttolistenpreises angesetzt werden. Bei einem Listenpreis des Dienstwagens von beispielsweise 40.000 Euro, sind auf den geldwerten Vorteil von monatlich 400 Euro Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Sozialversicherungsbeiträge und eventuell Kirchensteuer zu entrichten.
Zur Berechnung des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs ist die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers zuzüglich der Kosten für etwaige Sonderausstattungen inklusive Umsatzsteuer maßgeblich. Der nachträgliche Einbau von Zusatzausstattungen, wie z. B. für ein Navigationsgerät, hat keinen Einfluss auf den Listenpreis.
Für den Listenpreis ist es unerheblich, ob es sich bei dem Fahrzeug um einen Neu- oder Gebrauchtwagen handelt.
Zusätzlich zu der Versteuerung des pauschalen, prozentualen Anteils des Bruttolistenpreises erfolgt die Berechnung und Besteuerung der täglichen Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsort, insofern der Firmenwagen für diese Fahrten genutzt werden darf. Die tägliche Fahrt zur Arbeit wird mit 0,03 Prozent des Listenpreises für jeden Kilometer der einfachen Strecke berücksichtigt. Beträgt die Entfernung zur Arbeitsstätte beispielsweise 20 Kilometer, bei gleichbleibendem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro, werden weitere 240 Euro steuerlich berücksichtigt.
Der steuerlich zu berücksichtigende Betrag aus dem oben genannten Beispiel von 640 Euro wird zu dem monatlichen Bruttogehalt addiert. Aus dem erhöhten Bruttoeinkommen werden die maßgeblichen Steuern und Sozialabgaben errechnet. Schließlich wird von dem Nettoeinkommen der steuerlich zu berücksichtigende Betrag, zusammengesetzt aus der 1-Prozent Regelung zzgl. der 0,03-prozentigen Berücksichtigung der Kilometerpauschale, wieder abgezogen.
Als Sonderfall ist die monatliche Fahrthäufigkeit zur Arbeitsstätte an maximal 14 Tagen geregelt. Die Berechnung der Kilometerpauschale wird mit 0,002 Prozent berechnet, wenn Sie nachweisen können, dass die tägliche Arbeitsstrecke an nicht mehr als 14 Tagen pro Monat im Durchschnitt realisiert wird. In dem oben dargestellten Beispiel würde sich der zu berücksichtigende Steuerbetrag auf 416 Euro reduzieren.
Die steuerliche Belastung für den Arbeitnehmer bei der 1-Prozent Regelung hängt maßgeblich von dem Bruttolistenpreis des Dienstwagens, sowie der Entfernung zwischen Wohn- und Arbeitsort ab.
Das Fahrtenbuch:
Grundsätzlich gilt, dass Sie nur eine der beiden Methoden anwenden können. Die Nutzung eines Fahrtenbuches entsteht ein hoher Aufwand, da Sie jede einzelne Fahrt zeitnah dokumentieren müssen. Die Dokumentation unterliegt konkreten Rahmenbedingungen, sodass bei dienstlichen Fahrten die folgende Angaben erforderlich sind: Datum, Kilometerstand zum Fahrtbeginn und zum Fahrtende, Ziel der Fahrtstrecke, Grund der Dienstfahrt, Name des besuchten Geschäftspartners oder Kunden. Bei Umwegen ist die Konkretisierung des Routenverlaufs anzugeben.
Bei Fahrten zwischen der Wohnadresse und Geschäftsadresse ist ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch ausreichend.
Die Pflichtangaben bei Privatfahrten sind das Datum und der Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt. Konkrete Angaben zum Zweck der Reise oder der Route sind bei privaten Fahrten nicht erforderlich.
Das Fahrtenbuch ist zeitnah, chronologisch und verständlich zu führen. Bei fehlerhaften, unübersichtlichen oder lückenhaften Fahrtenbüchern haftet der Steuerpflichtige.
Möglichkeiten zur Führung eines Fahrtenbuches:
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, gibt es zwei Alternativen, zwischen denen Sie entscheiden können. Die Führung eines klassischen Fahrtenbuches bedarf der schriftlichen, händischen Befüllung. Das Fahrtenbuch muss dabei in gebundener oder geschlossener Form geführt werden.
Alternativ ist die Führung von einem elektronischen Fahrtenbuch möglich. Die digitale und automatisierte Variante ist einfacher und schneller ausgefüllt. Der Pflegeaufwand entfällt durch den festen Einbau eines Telematiksystems im Fahrzeug. Grundsätzliche Angaben wie Fahrtbeginn, Fahrtende sowie Kilometerstände werden automatisiert erfasst. Hochwertige technische Lösungen hinterlegen automatisch weitere Informationen im Fahrtenbuch. Das elektronische Fahrtenbuch kann auch als App über das Handy gesteuert werden. Dafür werden im bei unterschiedlichen Anbietern Stecker im Auto eingesetzt und mit der App gekoppelt. Als Resultat wird ein Fahrtenbuch erstellt.
Zu beachten bei der Implementierung eines elektronischen Fahrtenbuches ist die Anerkennung durch das Finanzamt. Das System bzw. die App müssen z. B. nachträgliche Anpassungen der Einträge ausschließen.
Im Vergleich ist das klassische Fahrtenbuch deutlich günstiger in der Anschaffung, dafür jedoch mit einem hohen Pflegeaufwand verbunden. Die elektronische Lösung ist teurer in der Erstanschaffung, dafür ist der manuelle Aufwand reduziert.
Berechnung des steuerpflichtigen, geldwerten Vorteils:
Bei einer täglichen Wegstrecke von beispielsweise 20 Kilometern einfacher Strecke zur Arbeit bei 220 Arbeitstagen ergeben sich 8.800 Kilometer Fahrtstrecke zur Arbeit. Nehmen wir an, es kommen weitere 3.200 Kilometer dienstliche Fahrten und 3.000 Kilometer für Privatfahrten dazu, so ergeben sich 15.000 Kilometer.
Der Anteil der Privatfahrten beträgt demnach 20 Prozent.
Zur Berechnung des geldwerten Vorteils bei der Nutzung des Fahrtenbuches wird der jährliche Abschreibungsbetrag ermittelt. Im Regelfall werden Firmenwagen über sechs Jahre abgeschrieben. Der Abschreibungsbetrag bei einem prozentualen Anteil von 16,67 Prozent beträgt bei dem oben dargestellten Beispiel, mit einem Bruttolistenpreis von 40.000 Euro für den Dienstwagen, 6.668 Euro. Zu beachten ist bei der Berechnung des Wertes des Dienstwagens, dass der tatsächliche Kaufpreis des Arbeitsgebers Berücksichtigung findet. Bei der 1-Prozent Regelung wird im Gegensatz dazu immer der ursprüngliche Bruttolistenpreis angesetzt.
Zur Berechnung der jährlichen Kosten werden die laufenden Betriebs- und Fixkosten (z. B. Steuern, Versicherungsbeiträge) dazu addiert. Bei z. B. 2.332 Euro im Jahr entsteht eine Gesamtkostensumme von 9.000 Euro. Der Privatnutzungsanteil beträgt demnach 1.800 Euro im Jahr.
Der Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent Regelung:
Immer und ausschließlich zu Jahresbeginn kann ein Wechsel zwischen den Methoden realisiert werden. Eine unterjährige Änderung ist lediglich zu dem Wechselzeitpunkt eines neuen Dienstwagens möglich. Im Regelfall legt der Arbeitgeber zu Jahresbeginn die Methode fest. Über die Steuererklärung kann der Arbeitnehmer mit einem vollständig und korrekt ausgefüllten Fahrtenbuch, auch bei vorheriger Festlegung der 1-Prozent-Regelung, zu viel gezahlte Beträge zurück erstattet bekommen.
Das Fazit – 1-Prozent Regelung vs. Fahrtenbuch:
Eine wesentliche Grundlage zum Vergleich der beiden Varianten ist die Ermittlung des privat gefahrenen Kilometer mit dem Dienstwagen. Die weiteren Faktoren, welche maßgeblich bei der Ermittlung der besten, persönlichen Variante sind die Abschreibungsdauer, die Entfernung zwischen Wohnstätte und Arbeitsstätte, der persönliche Lohnsteuersatz sowie die Gesamtkosten für Benzin, Wartung und Versicherung.
Grundsätzlich gilt in den meisten Konstellationen, dass bei einem höheren Fahrzeugwert und vorwiegend dienstlicher Nutzung die Verwendung eines Fahrtenbuches von Vorteil ist. Hat der Dienstwagen einen niedrigen Wert und wird häufig privat genutzt, ist eher die 1-Prozent Regelung von zu präferieren.
Die Entscheidung zwischen 1-Prozent Regelung oder Fahrtenbuch ist von vielen verschiedenen Faktoren abhängig, sodass immer eine Einzahlfallberechnung für die jeweilige individuelle Konstellation die bessere Methode darstellt.
